Hack4Gov, deux jours pour construire le futur

Eva Burm, Innovation Manager au SPF Intérieur, raconte: « L'essentiel pour créer une culture de l'innovation est d'oser expérimenter. Un hackathon prouve que deux jours de coopération intensive peuvent donner des résultats fantastiques. ». « Un autre avantage de ce type d’événements est qu'ils aident à briser les silos », dit Nele Rombauts, qui dirige le projet Innovation Lab au SPF Finances.

Chacune des deux instances avait choisi trois sujets et les participants ont travaillé par équipe sur l'un des six défis.

C'était le deuxième hackathon pour le SPF Finances. Cette fois-ci, l'accent n'a pas été mis une fois de plus sur les questions d'image et de ressources humaines du SPF, mais plutôt sur une sélection de défis orientés vers les affaires et directement liés aux ambitions stratégiques du SPF :

1. Comment pouvons-nous améliorer les contrôles pour les clients et les contrôleurs ?
2. Comment pouvons-nous faire comprendre aux citoyens l'utilité de payer des impôts, afin qu'ils paient plus rapidement et avec plus de plaisir ?
3. Comment pouvons-nous rendre publiques les données immobilières afin que les citoyens puissent prendre une décision plus éclairée au sujet de leur logement ?

Les challenges des Affaires intérieures ont été inspirés par les directives du Nido, un laboratoire d'innovation du gouvernement fédéral. Ainsi, l'apport du comité exécutif s'est traduit par des défis concrets mais inspirants - tant pour les parties internes qu'externes.

1. Comment pouvons-nous, en tant que citoyen, service d'urgence ou gouvernement, anticiper les catastrophes naturelles du XXIe siècle ?
2. Comment pouvons-nous faciliter le vote des citoyens ?
3. Comment pouvons-nous garantir que les personnes interdites de stade se voient effectivement refuser l'accès aux stades de football ?

Gilles Beutels, juriste au SPF Finances, a participé au Hackathon et raconte : « Je ne suis pas professionnellement engagé dans l'innovation, j'ai un travail assez classique au gouvernement en tant que juriste. Très linéaire et analytique. C'était mon premier hackathon et je suis très heureux d'y avoir participé. Le défi concernant le vote n'a rien à voir avec mon expertise personnelle en matière d'asile et de migration ce qui m'a vraiment fait sortir de ma zone de confort. »

De nombreuses idées sont ressorties du brainstorming intensif de la première journée et grâce au coaching sur le contenu et la méthodologie, les équipes ont pu prioriser les meilleures d'entre elles.

Le deuxième jour était le temps de la concrétisation du concept choisi, puis de la présentation devant un jury d'experts. Ils ont mis les participants au défi de proposer une idée novatrice et en même temps réalisable. Gilles témoigne : « Notre solution suppose que nous pouvons nous écarter du système de vote électronique, mais le jury s'est demandé à juste titre pourquoi nous nous sommes limités à la moitié du pays - puisqu'il n'y a pas de vote électronique en Wallonie. » « Il est important de trouver un équilibre entre la prise en compte des limites et la réflexion hors des sentiers battus » ajoute Eva.

En tant qu'autorité publique, il n'est pas facile de promettre et d'assurer aux gagnants un suivi, car les marchés publics sont obligatoires lorsque des parties externes sont impliquées. Par conséquent, l'organisation Hack4Gov a choisi de donner aux participants externes des prix en argent et aux gagnants internes une motivation différente.

Parmi les équipes gagnantes du SPF Finances, les équipes avec des participants internes seront invitées début 2020 à se lancer dans un processus d'incubation de quatre mois. Les collaborateurs examinent avec leur responsable s'il est possible de libérer le temps nécessaire. De plus, les services informatiques et commerciaux ont été consultés pour tester si des ressources supplémentaires étaient nécessaires pour transformer ces idées en un PVM (produit viable au minimum) fonctionnel.

Au SPF Intérieur, un certain nombre d'équipes gagnantes ont été invitées à un entretien de suivi avec les membres concernés du comité de direction. Les gagnants internes peuvent choisir une formation ou un atelier qui peut les aider à stimuler l'innovation dans leur propre travail.

Il est très important de reconnaître les efforts faits par les participants, mais l'impact du hackathon s'étend au-delà des participants. Les idées recueillies peuvent également inspirer d'autres départements, c'est pourquoi tous les argumentaires ont été inclus.

L'organisation d'un hackathon implique une énorme quantité de travail. Vous ne pouvez pas vous contenter de lancer un hackathon dans votre organisation alors que la plupart des employés n'ont jamais entendu parler de ce concept. Nele et son équipe des Finances ont d'abord organisé les « Finnovation Days » pour présenter leurs personnages « les Finnovators » et susciter l'intérêt des employés pour l'innovation. Cet événement a été suivi d'une tournée de présentation « Finnovators on tour » dans six sites du pays pour motiver les employés à s'inscrire à l'événement. Avant le hackathon, les employés des deux SPF se sont exercés à l’argumentation et à l'utilisation de l'outil d'analyse du modèle d'entreprise.

« Il est très important d'expliquer très concrètement ce qu'est un hackathon et ce que l'on attend des participants » dit Eva. Par exemple, l’idée que les participants devaient continuer à travailler tard dans la nuit s’était répendue alors qu’en réalité, ce n'était vraiment pas nécessaire. L'équipe de Nele a organisé une séance de questions-réponses une semaine avant l'événement via son groupe Microsoft Teams. Cela a permis aux participants de poser à l'organisation toutes leurs questions pratiques en même temps. « De cette façon, vous évitez d'avoir à répondre dix fois à la même question, et tout le monde apprend des questions des autres », dit Nele.

À l’Intérieur, il a fallu recruter activement des participants, car c'était le premier hackathon. Aux Finances, le recrutement était tout autant crucial pour faire du hackathon un succès. En plus d'une forte motivation, il est également important que les participants veuillent s'ouvrir et aient l’expérience du travail en équipe. L'équipe de Nele a envoyé des courriers ciblés aux employés qui étaient sur la liste d'attente pour les autres événements Finnovator, mais aussi à des profils spécifiques tels que des spécialistes en informatique et en exploration de données, car les places étaient limitées.

L'élaboration des règles de concurrence a été le plus gros travail. Concernant la propriété intellectuelle, il s'est avéré qu'en raison de la licence du MIT, personne ne pouvait être « propriétaire » de l’idée. Après le hackathon, tout le monde est libre d'élaborer sur ce thème.

Nele a acquis une grande expérience lors du premier hackathon et cette fois-ci, elle a divisé le travail au sein de son équipe. Pour Hack4Gov, elle s'est occupée de la coordination, et a délégué la communication, le recrutement et la logistique à des coéquipiers.

Pour Eva, il était crucial d'avoir une feuille de route claire avant et pendant l'événement afin que les organisateurs et les superviseurs puissent travailler comme une machine bien huilée. À l'avenir, le SPF Intérieur veut se concentrer davantage sur des ateliers sur le design thinking, afin que les participants puissent s'attaquer encore plus rapidement à des défis plus concrets.

Pour l'Innovation Lab des Finances, ces hackathons étaient un bon moyen de prendre la température. Les événements de grande envergure contribuent à créer une visibilité et une sensibilisation autour de l'innovation. À l'avenir, Nele voudrait se concentrer sur une approche à plus petite échelle et durable en guidant les projets innovants de l'idée à la mise en œuvre. Son équipe maintient aussi activement une communauté d'innovation en ligne par le biais de Yammer.

Vous avez aussi envie de participer à un hackathon seul ou avec votre équipe ? Hack Belgium est un hackathon organisé en externe qui aura lieu en mai 2020.

Voulez-vous organiser un hackathon ? N'hésitez pas à contacter le SPF Intérieur ou le SPF Finances pour obtenir des conseils et des astuces supplémentaires.