Hack4Gov, twee dagen bouwen aan de toekomst

In oktober sloegen de FOD Binnenlandse zaken en de FOD Financiën de handen in elkaar voor de eerste editie van Hack4Gov, een tweedaagse hackathon waarbij zowel eigen medewerkers als externen de kans kregen om innoverende ideeën te pitchen voor een jury.

Waarom een hackathon?

Eva Burm is innovatiemanager bij Binnenlandse Zaken: “Cruciaal om een innovatiecultuur tot stand te brengen, is durven experimenteren. Een hackathon bewijst dat twee dagen intensief samenwerken enorm veel oplevert.” “Een extra pluspunt van zulke evenementen is dat ze silo’s helpen doorbreken”, aldus Nele Rombauts, die bij de FOD Financiën het Innovation Lab-project leidt.

 

Cruciaal om een innovatiecultuur tot stand te brengen, is durven experimenteren. Een hackathon bewijst dat twee dagen intensief samenwerken enorm veel oplevert.

Eva Burm Eva Burm Innovatiemanager bij FOD Binnenlandse Zaken

Rond welke uitdagingen werd er gewerkt?

De deelnemers werkten telkens per team aan één van de zes uitdagingen, waarvan elke instantie er drie uitkoos.

Voor de FOD Financiën was dit de tweede hackathon. Deze keer lag de focus niet opnieuw op het imago van de FOD en de uitdagingen op het vlak van human ressources, maar selecteerde het directiecomité meer businessgerichte uitdagingen die rechtstreeks verbonden zijn met de strategische ambities van de FOD.

  1. Hoe kunnen we controles verbeteren voor klanten én controleurs?
  2. Hoe kunnen we de burger het nut van belastingen betalen laten inzien, zodat hij sneller en met meer plezier betaalt?
  3. Hoe kunnen we immobiliëndata openbaar maken, zodat burgers een meer gefundeerde beslissing kunnen maken over hun huisvesting?

De uitdagingen van Binnenlandse Zaken waren geïnspireerd op de richtlijnen van Nido, het innovatielab van de federale overheid. Zo werd de input van het directiecomité vertaald in concrete maar inspirerende challenges – zowel voor internen als externen.

  1. Hoe kunnen we als burger, hulpdienst of overheid anticiperen op de natuurrampen van de 21ste eeuw?
  2. Hoe kunnen we het de burger makkelijker maken om te gaan stemmen?
  3. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat mensen met een stadionverbod effectief geen toegang meer krijgen tot voetbalstadions?

Gilles Beutels, jurist bij de FOD Financiën, nam deel aan de Hackathon en vertelt: “Ik ben professioneel niet bezig met innovatie, ik heb een vrij klassieke overheidsjob als jurist. Heel rechtlijnig en analytisch. Dit was mijn eerste hackathon en ik ben erg blij dat ik heb meegedaan. De verkiezingenchallenge heeft niets te maken met mijn persoonlijke expertise in asiel en migratie, waardoor ik echt uit mijn comfortzone ben gekomen.”

 

Twee dagen vol creatieve chaos

Showreel Hack4Gov

Uit de intensieve brainstorms kwamen tijdens de eerste dag veel ideeën en dankzij de begeleiding van de coaches op vlak van inhoud en methodologie konden de teams de beste daarvan prioriteren.

Op dag twee was het tijd om het gekozen concept te concretiseren en vervolgens te pitchen voor een jury van experten. Zij daagden de deelnemers uit om een innovatief én tegelijk haalbaar idee voor te stellen. Gilles getuigt: “Onze oplossing gaat ervan uit dat we van het elektronische stemsysteem kunnen vertrekken, maar de jury vroeg zich terecht af waarom we ons tot de helft van het land beperkten — aangezien er in Wallonië niet elektronisch gestemd wordt.” “Het is belangrijk om een evenwicht te vinden tussen het rekening houden met beperkingen en het out-of-the-box denken”, vult Eva aan.

 

We hadden een complementair en multidisciplinair team: één iemand uit de bankwereld, een softwareontwikkelaar, een service designer en twee medewerkers van Binnenlandse Zaken.

Gilles Beutels Gilles Beutels Jurist bij FOD Binnenlandse Zaken

En verder?

Als overheid is het niet eenvoudig om de winnaars een vervolgtraject te beloven én te verzekeren, aangezien er verplicht met overheidsopdrachten moet worden gewerkt als er externen betrokken zijn. Daarom opteerde de Hack4Gov-organisatie ervoor om de externe deelnemers prijzengeld te geven en de interne winnaars een andere incentive.

Van de winnende teams bij de FOD Financiën worden de teams met interne deelnemers begin 2020 uitgenodigd om een incubatietraject van vier maanden te starten. Samen met hun chef bekijken de medewerkers of het mogelijk is om de nodige tijd vrij te maken. Met de IT- en businessdepartementen werd bovendien afgetoetst of er bijkomende middelen nodig zijn om van deze ideeën tot een functionerend MVP (minimum viable product) te komen.

Bij Binnenlandse Zaken zijn een aantal winnende teams uitgenodigd voor een opvolgingsgesprek met de betrokken leden van het directiecomité. De interne winnaars mogen een opleiding of workshop kiezen die hen kan helpen om binnen hun eigen job innovatie te stimuleren.

De inspanningen van de deelnemers erkennen is namelijk erg belangrijk. Maar de impact van de hackathon reikt verder dan de deelnemers alleen. De verzamelde ideeën kunnen ook andere departementen inspireren, daarom werden alle pitches opgenomen.

 

Al doende leren

Er komt enorm veel kijken bij het organiseren van een hackathon.

Je kunt niet zomaar een hackathon loslaten op je organisatie wanneer de meeste medewerkers nog nooit van het concept hebben gehoord. Nele en haar team van Financiën organiseerden eerst de ‘Finnovation Days’ om hun personages ‘de Finnovators’ voor te stellen en de medewerkers warm te maken voor innovatie. Daarna volgde op zes locaties verspreid over het hele land een roadshow ‘Finnovators on tour’ om medewerkers te motiveren om zich in te schrijven voor het evenement. Vóór de hackathon oefenden de medewerkers van beide FOD’s alvast om te pitchen en de businessmodel-canvastool te gebruiken.

 

Businessmodel-canvas in gebruik tijdens dag 1 van Hack4Gov
Businessmodel-canvas in gebruik tijdens dag 1 van Hack4Gov

“Het is erg belangrijk om heel concreet uit te leggen wat een hackathon juist is en wat er wordt verwacht van de deelnemers”, zegt Eva. Zo leefde de perceptie dat er werd verwacht van de de deelnemers om tot diep in de nacht door te werken, wat echt niet nodig was. Neles team organiseerde een week voor het evenement een vragenuurtje via hun Microsoft Teams-groep. Zo konden de deelnemers al hun praktische vragen tegelijk aan de organisatie stellen. “Op die manier vermijd je dat je tien keer dezelfde vraag moet beantwoorden, en iedereen leert sowieso van de vragen van anderen”, vertelt Nele.

Bij Binnenlandse Zaken moesten er actief deelnemers worden gerekruteerd, aangezien het de eerste hackathon was. Dat bleek ook voor Financiën cruciaal om de hackathon te doen slagen. Naast een gegronde motivatie is het ook belangrijk dat de deelnemers zich willen openstellen en ervaring hebben met het werken in teams. Neles team stuurde gerichte mails naar medewerkers die op de wachtlijst stonden voor de andere Finnovator-evenementen, maar ook naar specifieke profielen zoals IT’ers en dataminingspecialisten, aangezien de plaatsen beperkt waren.

Het wedstrijdreglement opstellen was het grootste werk. Op het vlak van intellectuele eigendom bleek namelijk dat door de MIT-licentie niemand ‘eigenaar’ kan zijn van het idee. Na de hackathon mag iedereen er wel vrij mee aan de slag.

Nele deed heel wat ervaring op in de eerste hackathon en verdeelde deze keer het werk binnen haar team. Voor Hack4Gov nam zij de coördinatie op zich, maar de communicatie, rekrutering en logistiek delegeerde ze naar teamgenoten.

Voor Eva was het cruciaal om zowel voor als tijdens het evenement een duidelijk draaiboek te hebben, zodat de organisatoren en begeleiders als een goed geoliede machine konden werken. In de toekomst wil Binnenlandse Zaken vooral meer inzetten op workshops over design thinking, zodat de deelnemers nog sneller concretere uitdagingen kunnen aangaan.

Voor het Innovatielab van Financiën waren deze hackathons een goede manier om de temperatuur te meten. Grootschalige evenementen helpen om zichtbaarheid en bewustwording rond innovatie te creëren. In de toekomst wil Nele focussen op een kleinschalige maar duurzame aanpak door innovatieve projecten te begeleiden van idee tot implementatie. Daarnaast onderhoudt haar team ook actief een online innovatie-community via Yammer.

 

De hackathon bevestigde dat er een draagvlak is voor innovatie binnen onze organisatie. We hebben veel goodwill gecreëerd bij de medewerkers én het management.

Nele Rombauts Nele Rombauts FOD Financiën

Kriebelt het om zelf of met je team deel te nemen aan een hackathon? Hack Belgium is een extern georganiseerde hackathon die plaatsvindt in mei 2020.

Wil je zelf een hackathon organiseren? Neem dan zeker eerst even contact op met de FOD Binnenlandse Zaken of de FOD Financiën voor wat extra tips & tricks.

Ben je de volgende?

Komt deze uitdaging je bekend voor? Spreekt deze aanpak je aan of wil je gewoon graag meer weten? Wij staan altijd klaar voor een verkennend gesprek.